Confira os passos obrigatórios para fazer uma admissão, férias e rescisão
O Departamento Pessoal das empresas é responsável pelo gerenciamento das obrigações trabalhistas e previdenciárias de todos os colaboradores. À medida que surgem as diversas mudanças legais que afetam diretamente o setor, o número de obrigações e responsabilidades só aumenta.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para te explicar quais são as três importantes tarefas do DP sob a ótica jurídica do Direito do Trabalho: admissão, férias e rescisão de contrato de trabalho e os passos obrigatórios para fazê-las. Acompanhe!
3 tarefas mais importantes do DP sob a ótica jurídica do direito do trabalho
1.Admissão (Processo Seletivo)
O primeiro momento da admissão acontece no processo seletivo e o segundo momento é, de fato, a admissão do empregado.
No processo seletivo, em regra, realizado pelo setor de Recursos Humanos, têm-se a abertura da vaga, coleta de currículo e entrevista. Atente-se para alguns cuidados nesta primeira etapa:
- Cuidado com os requisitos exigidos na vaga. Não são raros os casos em que, antes mesmo de uma possível contratação, o candidato entra com uma ação trabalhista por ter sofrido discriminação;
- Solicite apenas os documentos pertinentes ao exercício da função e obrigações trabalhistas que deverão ser declaradas. Esse aspecto é importante especialmente após a entrada em vigor da Lei de Proteção de Dados, a LGPD, Lei nº 13.709/2018;
- Informações como convicção religiosa, orientação sexual, atestado de antecedentes criminais, certidões negativas junto ao SPC e SERASA, em regra, não devem ser solicitadas, pois isso pode prejudicar não somente o candidato, mas o empregador.
- Selecionado o candidato, você deve garantir que os demais candidatos sejam comunicados sobre não terem sido escolhidos e, em seguida, dar a destinação mais adequada e segura aos currículos recebidos, mantendo-os, por exemplo, em banco de dados protegidos de qualquer vazamento.
1.Admissão (Processo de admissão)
Passada a primeira etapa, segue-se para os procedimentos de registro do novo colaborador. Neste momento, além dos documentos convencionais, você deve solicitar os documentos necessários como a carteira de motorista para quem vai exercer a função. Também deve ser solicitado que o novo empregado realize o exame admissional.
O custeio do exame é de responsabilidade da empresa e nunca do empregado e deve ser realizado antes do trabalhador iniciar suas atividades.
CTPS, FGTS, GFIP e eSocial: considerações importantes
Não esqueça que agora a CTPS é totalmente digital, logo, você não precisa solicitar a física, basta solicitar os dados da Carteira de Trabalho e Previdência Social Digital.
Feito isso, você deve registrar o novo trabalhador no sistema de folha de pagamento que, a depender do software utilizado, enviará a nova admissão automaticamente para o eSocial, com prazo de envio de até um dia antes do início do trabalho.
A partir daí, começam outras obrigações como o envio da GFIP para o recolhimento do FGTS, eSocial para o envio das informações relativas ao vínculo trabalhista, além da DCTF web para o devido recolhimento da contribuição previdenciária.
É Importante mencionar que uma das obrigações mais relevantes é o eSocial, pois nele são declarados todos os fatos ocorridos com o trabalhador, como admissão, afastamento, reajuste salarial, transferências, folha de pagamento, férias, etc.
2. Férias
Após a prestação de serviços do empregado pelo período de 12 meses (período aquisitivo), a empresa terá mais 12 meses (período concessivo) para conceder as férias do trabalhador. É bastante comum as empresas estabelecerem o limite de 11 meses de período concessivo para não correr o risco de dobrar das férias. Além disso, outros pontos devem ser observados:
Primeiro passo: planeje as férias dos colaboradores
Você não pode ou pelo menos não deve conceder férias aos empregados de forma totalmente aleatória e sem qualquer planejamento. É fundamental fazer um planejamento anual com base nas necessidades da empresa, até porque, a escolha do período de férias dos trabalhadores é uma faculdade do empregador.
Segundo passo: faça o levantamento de quem deseja receber o adiantamento de 13 salários nas férias.
Lembre-se que isso deve ser feito até o fim de janeiro de cada ano, conforme Lei 4.749/65, artigo 2, parágrafo 2°, então, não esqueça de colocar isso no seu planejamento.
Terceiro passo: avise ao empregado que o mesmo irá gozar férias 30 dias antes do gozo.
É o que chamamos de Aviso de Férias. Ele serve para deixar as partes cientes que o gozo das férias está em processo. Essa informação não é exigida no eSocial.
Período de férias
Chegado o tão esperado momento das férias, o profissional do DP precisa estar atento a alguns detalhes:
- O prazo de pagamento das férias é de até 2 dias antes do gozo;
- As férias não podem ser iniciadas até dois dias antes do descanso ou feriado;
- As férias devem ser acrescidas de ⅓ da remuneração;
- Havendo remunerações variáveis como horas extras e comissões, você deve fazer a média dessas remunerações e utilizá-las para o cálculo do pagamento das férias.
Por fim, após a entrada em vigor da Reforma Trabalhista por meio da Lei 13.467/2017, as férias podem ser usufruídas em até três períodos, sendo que um deles não poderá ser inferior a quatorze dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a cinco dias corridos, cada um.
3. Rescisão de contrato de trabalho
Chegamos ao nosso último tópico: a Rescisão de Contrato. Antes de mais nada, é importante destacar alguns aspectos importantes da rescisão como as possibilidades legais de desligamento.
Possibilidades legais de desligamento
Legalmente, a rescisão de contrato de trabalho pode acontecer por iniciativa do empregador, do empregado ou ainda de ambos, e como exemplo temos a demissão sem justa causa, o pedido de demissão e a rescisão por acordo, respectivamente.
Mas além delas, temos muitas outras possibilidades legais de desligamento como a rescisão indireta, término de contrato, falecimento do empregado ou empregador, dentre outras. O importante é identificar o motivo do desligamento. Feitas essas considerações vamos ver as etapas que precedem a rescisão.
Primeiro passo: é a decisão pelo desligamento, que pode se dar por iniciativa do empregador, do empregado ou de ambos. Qualquer que tenha decidido pelo fim do vínculo deve comunicar a parte sobre a decisão.
Segundo passo: deve-se decidir como será o aviso: trabalhado ou indenizado. Se a iniciativa for do empregador e o mesmo deseja que o aviso seja trabalhado, então ele deve emitir o aviso trabalhado para que o empregado assine. Se a iniciativa partiu do empregado e o mesmo deseja cumprir o aviso, neste caso, o empregador também deverá emitir o documento onde o empregado irá assinar. Agora, se o aviso for indenizado, nós teremos o mesmo documento, só que agora indenizado, situação em que será assinado no ato do desligamento.
Terceiro passo: comunicação ao Departamento Pessoal. Após o cumprimento do aviso trabalhado ou comunicação com aviso indenizado, deve-se comunicar ao DP, que é o setor responsável pela formalização do desligamento.
Essa ordem não é obrigatória. Muitas vezes o DP recebe a informação sobre o desligamento primeiro, com o objetivo de antecipar o cálculo da rescisão.
Outros passos
O DP por sua vez, deve registrar a rescisão no sistema de folha de pagamento onde também serão realizados os cálculos rescisórios.
Feita a rescisão, é hora de conferir os valores calculados. Estando tudo ok, o DP deve enviar a rescisão ao eSocial no prazo de 10 dias contados do desligamento. Lembrando que esse é o mesmo prazo de pagamento da rescisão ao empregado.
Além da rescisão, fique atento ao pagamento da multa rescisória em caso em que há esse direito. O prazo é o mesmo da rescisão, 10 dias. Feito isso, por meio do Conectividade Social emita a chave para a liberação do saque do FGTS e multa rescisória.
Realização do exame demissional: o exame demissional deve ser realizado em até 10 dias contados do término do desligamento. Coloque este lembrete no seu checklist.
Seguro-desemprego: a depender do tipo de desligamento, o empregado terá direito ao seguro-desemprego e neste caso, o DP deverá gerar o requerimento e entregar ao empregado. Lembrando que atualmente esse procedimento pode ser feito de forma online.
Além disso, se a homologação for obrigatória por parte do sindicato da categoria, o DP deverá também realizar esse procedimento junto ao sindicato e levar os documentos exigidos pelo sindicato, por exemplo:
- Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho, em 4 (quatro) vias;
- Comprovante de aviso prévio, quando for o caso, ou do pedido de demissão;
- CTPS atualizada;
- Extrato para fins rescisórios da conta vinculada do empregado no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, atualizado, além das guias de recolhimento das competências indicadas no extrato como não localizadas na conta vinculada;
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS – GRRF se for o caso;
- Comunicação da Dispensa – CD e Requerimento do Seguro Desemprego, para fins de habilitação, quando devido;
- Ato constitutivo do empregador com alterações ou documento de representação;
- Demonstrativo de remunerações variáveis utilizadas no cálculo da rescisão;
- Aso demissional, ou periódico, observando o prazo de validade do periódico, conforme Norma Regulamentadora – NR 7;
- Comprovante bancário de quitação das verbas rescisórias, conforme for o caso.
Essas foram algumas dicas sobre as três importantíssimas demandas do Departamento Pessoal. Esperamos que elas possam te ajudar e tornar o DP de sua empresa mais estratégico e produtivo.
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